F.A.Q.

IL PERCORSO DEL PROMOTER, FASE 1: ONBOARDING

EXPLORE & PLAN

Se ci sono due promoter nella stessa città / zona, come facciamo ad evitare sovrapposizioni su uno stesso locale?

 

Semplice, si deve usare a) il documento Target List condiviso su Musplan b) il buonsenso e la disponibilità a collaborare con i promoters che coprono la stessa area.

 

Se un promoter dovesse non avere successo su un locale è possibile riprovare con un differente promoter?

 

Si è possibile, a patto che sia sempre riportato ed aggiornato lo stato sul documento Target List ed i motivi per il rifiuto. Si raccomanda di riprovare a distanza di tempo, almeno dopo un mese.

 

Se ho gia lavorato con un locale per l’organizzazione di eventi e/o conosco il manager, posso richiedere che mi sia assegnato, nel caso ci siano sovrapposizioni con altri promoters sulla stessa area?

 

Si è corretto. In questo caso, in modo tempestivo, si suggerisce di contattare il promoter che ha al momento il locale nel proprio target set oppure, se è ancora disponibile, basta assegnarselo sul documento online.

 

Come faccio a sapere se un locale può essere interessato, se il primo tentativo non è andato a buon fine?

 

Il modo semplice è riprovare a contattarlo, sempre senza essere invasivi ma con grande determinazione e convinzione. Si può fare un errore ma non è detto che si debba ripetere! In ogni caso, svilupperemo campagne mirate ad agevolare e semplificare queste fasi di onboarding dei Live Music Venues.

 

Se mi muovo su un locale, di cui ho dichiarato l’assegnazione, ma scopro che il gestore ha già parlato con un altro promoter, come  mi devo comportare?

 

Casi anomali possono sempre capitare, soprattutto in una fase di avvio come questa. Servono adattabilità, capacità di improvvisazione e creatività. Non è poi un dramma a ben pensarci, anzi denota che Musplan è presente e vuole assolutamente aprire la propria comunità anche al gestore di questo locale. In ogni caso pensiamo di creare una app che permetta di gestire da mobile la lista dei locali per cui sarà facile ed immediato poter aggiornare lo stato, in modo che tutti i promoter siano sempre allineati.

 

 

REACH OUT 

Non riesco ad entrare in contatto con il manager del locale con i canali indicati.

Aspettati di avere qualche difficoltà all’inizio, serve un po’ di pazienza per avere il primo contatto e molta tenacia per acquisire la fiducia del tuo interlocutore. In ogni caso, usa la tua creatività e i tuoi collegamenti personali per identificare le persone che possano avere una conoscenza diretta del manager del locale. O magari prova a presentarti direttamente presso il locale, magari in orari al di fuori dalla fascia di apertura al pubblico. per presentarti e parlare della proposta Musplan.

 

Ho contattato il manager più volte ma non si rende mai disponibile ad una conversazione, mi rimanda a più avanti, con motivi futili.

 

Può essere semplicemente non interessato e questa è già un’informazione utile. Se organizzare un incontro più strutturato è un problema magari puoi provare a trasmettere i messaggi chiave direttamente per telefono o email. Semplicemente ed in modo aperto puoi capire se davvero la proposta non interessa, o è se il gestore è già organizzato e soddisfatto, o se è solo una questione di tempo o di priorità.

 

Non ottengo la disponibilità ad un breve incontro, anche semplicemente telefonico. Il gestore ha già un suo direttore artistico e non è interessato.

 

In questo caso fatti passare il contatto del direttore artistico, perché potrebbe essere proprio lui l’interlocutore ideale per utilizzare al meglio il servizio Musplan.

 

Al gestore del locale sembra di avere una gestione perfetta dato che conosce bene il «mondo» dei live event. Pensa che sia solo una perdita di tempo.

 

Prova ad approfondire le sue vere convinzioni con domande molto precise. L’accesso alla versione Basic è gratuito e può cosi testare il servizio e capire se sia poco utile, o al contrario rendersi conto che non basta avere una conoscenza della scena musicale per poter organizzare eventi di successo. Forse può avere senso avvalersi di un ottimo supporto per l’organizzazione degli eventi.

 

Non capisco chi sia il «decision maker» nel locale, ci sono una serie di soci ma nessuno sembra essere convinto a fare un passo in avanti.

 

Serve sbloccare la situazione, se non ci sono obiezioni precise o limitazioni sul perché non attivare almeno il servizio Basic gratuito. Prova a portare questo punto avanti e individua la persona più concreta e disponibile tra i «responsabili» per effettuare la registrazione finale su Musplan.

 

 

PROSPECT

Il manager è davvero esperto del mondo dei live ed ha una cultura musicale importante. Ha anche delle proprie idee e convinzioni precise e nitide sull’organizzazione dei live. Insomma, ho l’impressione di non essere all’altezza di gestire questa riunione. Come posso fare?

È una bella sfida di sicuro. Se queste caratteristiche sono vere, può essere indice di intelligenza e sensibilità ed anche di saper ascoltare! Ricordati: non sei solo, mai. Si tratta di un servizio, di una comunity con un network di promoter sul territorio dove ci saranno tantissimi artisti iscritti. È  quello che è: non filosofia ma pratica quotidiana. Resta concentrato sui passi da fare e i messaggi da trasmettere, sono quelli che ti permetteranno di fare breccia. Se poi non c'è sintonia per qualsiasi motivo, THAT IS IT! Volta pagina e si va avanti!

 

Durante la presentazione ci sono alcuni passaggi in cui il responsabile del locale obietta e mi interrompe, la pensa in modo diverso. Non credo che questo cliente accetterà di firmare il contratto.

 

Di solito significa che è attento anche se mostra di essere di un’idea differente. Usa le domande aperte per aprire una breccia nelle sue convinzioni così cristallizzate. E soprattutto dimostra preparazione, professionalità ed umiltà. Possiamo sempre imparare in ogni conversazione, ma abbiamo un’idea che riteniamo vincente e soprattutto virtuosa per interrompere il «wrong cycle». La presentazione non deve essere rigida ma un canovaccio per arrivare a trasmettere i messaggi centrali del servizio. Per cui non avere nessun timore di «deviare» dal percorso predefinito: se hai tutto chiaro, puoi divergere per poi ritornare sulla traiettoria principale.

 

Ho terminato la riunione, ho la sensazione che sia andata bene ma non ho definito un prossimo appuntamento. Come posso fare?

 

Chiudere con un nuovo appuntamento è fondamentale per non perdere il filo della trattativa. Ma se non ci sei riuscito non è un dramma: scrivi una email di «follow-up» al responsabile, o semplicemente un messaggio via sms o Whatsapp o su Facebook, per ringraziarlo per la ottima conversazione nella speranza di avere un prossimo incontro in cui discutere i dettagli del contratto. Insomma, tieni calda la conversazione e usa la gentilezza ma SEMPRE con estrema professionalità.

 

 

CONTRACT

Il contratto mi sembra complesso in alcune sue parti, ed alcuni aspetti hanno impatti che non comprendo completamento e che temo di non essere in grado di rappresentare con semplicità e sapendo convincere.

I contratti SONO COMPLESSI. Nessuno pretende che non lo siano. Serve essere ONESTI, TRASPARENTI e CHIARI. Per cui devi essere preparato a fornire spiegazioni e chiarimenti. Organizzeremo dei tutorial e webminar su questo tema per facilitare questo passaggio.

 

Non c’è nulla da fare! Il responsabile, sebbene interessato e disponibile, non vuole proprio accettare alcune condizioni poste nel contratto. Come posso fare per risolvere?

 

Pensi che sia davvero un'opportunità cosi importante per Musplan? Sì? Ok, prendi tempo spiegando che farai una richiesta mirata al team S&C di Musplan per risolvere questa situazione. Contatta il team di Musplan responsabile per il Service Contracting. Spiega qual è l’obiezione. perché non è accettabile e quale può essere una condizione accettabile. Siamo sempre aperti a creare nuove versioni aggiornate del contratto in caso ne riscontriamo la necessità e se questo puo essere valido anche per altri clienti. D’altro canto non accettiamo contratti ad-hoc. Possiamo anche pensare di effettuare un incontro con il gestore in modo da fornire ulteriori spiegazioni e garanzie.

 

Sembra stia andando tutto al meglio, ma non riesco ad avere questa firma, come faccio a chiudere?

 

Firmare un contratto è sempre un momento particolare, questo è comprensibile. Se capisci che è solo un problema di timori infondati ma che c'è una convinzione ormai chiara di fondo, prova a dare un’accelerata, usa la creatività per fare uscire il responsabile dalla palude del dubbio e della paura. Nei casi più estremi puoi anche provare, mettendo in discussione la tua disponibilità, a sostenere ancora la trattativa: «... del resto se non sei convinto, come possiamo lavorare bene insieme...». Usa le tue tecniche migliori ma sii sempre te stesso e non esagerare con le pressioni. La sincerità e la trasparenza funzionano sempre.

 

 

ENABLE

Ho chiesto le informazioni, ma non ho la giusta attenzione da parte del gestore. Ad oggi la pagina del locale resta molto scarna e poco invitante.

È evidentemente una situazione da migliorare, un piccolo investimento di tempo da parte del gestore che può avere delle conseguenze di ritorno importanti. Fai in modo che questo sia estremamente chiaro. Del resto se il gestore non tiene al suo successo con i live music, probabilmente non è un collaboratore proficuo su cui investire il tuo tempo. Abbi molta pazienza ma in caso di reale scarso interesse dedica il tuo tempo in altre opportunità.

 

Ho raccolto molto materiale, forse troppo. Ma ho l’impressione che sia di scarsa qualità. In particolare, alcune fotografie non hanno la giusta resa grafica.

 

Il materiale deve dare l’idea di professionalità, deve trasmettere sicurezza, solidità. Una foto poco nitida o di bassa qualità, o con colori poco brillanti, ha un effetto estremamente negativo, come al contrario è estremamente positivo laddove sia di qualità. Fatti consigliare da amici esperti di fotografia sul come migliorare la resa. Stesso ragionamento vale per i testi o per audio o video pubblicati. 

 

Mi sono accorto solo adesso che ho inserito alcune informazioni errate sulla pagina del locale. Che posso fare?

 

Non perdere tempo: correggile. Se le informazioni sono davvero rilevanti, è il caso di lasciare un messaggio sulla pagina per indicare quale informazione è stata cambiata e che quella precedente era errata. Un errore ci può stare ma bisogna essere attenti e porre rimedio in tempi brevi.

 

 

IL PERCORSO DEL PROMOTER, FASE 2: ASSIGN DATES

 

SCOUT THE ARTIST

Bene il materiale è pronto e la pagina confezionata. Adesso che faccio? Come posso promuoverla?

 

Lavora in modo creativo ma strutturato. Una buona idea per la promozione di un evento può essere trasformata in una pratica ripetitiva che può agevolare e semplificare l’attività per le prossive volte. Di sicuro una buona comunicazione su social network mirata a artisti nel target dell’evento, anche attraverso il website di Musplan, è la strada più semplice ed immediata per accedere a molteplici possibili interessati.

 

Posso fare promozione con metodi tradizionali, come mini annunci o poster affissi nelle bacheche?

 

Certo, e riteniamo che spesso sia la modalità vincente. Se ci sono nella tua zona dei luoghi «strategici» frequentati da musicisti (pensa a centri sociali, spazi autogestiti, bar o locali nei centri storici piu frequentati), di sicuro puoi raggiungere un sicuro target di interessati. Ed in ogni caso stai creando le premesse per far incuriosire gli interlocutori e far conoscere Musplan.

 

Ma possono incorrere in multe se faccio una promozione non autorizzata?

 

Non ci sono limiti nel fare promozione su canali social. Al contrario nel caso di uso di materiali cartacei / fisici come i volantini o i mini poster, vanno messi solo negli spazi appositi presso locali ed esercizi commerciali (ad esempio le bacheche), destinati a promozione senza fine di lucro. 

 

 

NEGOTIATE / TAYLOR

Ho ricevuto un'offerta da un gruppo super e non me lo aspettavo. Purtroppo richiede un compenso più alto, che posso fare?

Potrebbe essere una grande occasione per promuovere il locale come Music Venue. Senti immediatamente il gestore del locale: spiega la situazione, digli quello che pensi e informalo sui ritorni di immagine e di clientela che si possono generare. Valutate insieme questa situazione. Sii sempre realista e valuta la fattibilità di tutto questo o se, al contrario, ritieni che il gruppo sia fuori luogo nel locale rispetto anche alla sua audience. Serietà e professionalità sono la base ma cerchiamo anche intraprendenza!

 

Ricevo diverse offerte ma sempre con richiesta di modifica e purtroppo il gestore del locale è inflessibile. Ho difficoltà ad assegnare la data così.

 

Fai una valutazione su un periodo più ampio di osservazione. Hai sempre la possibilità di rendere «non negoziabili» le opzioni, per cui puoi creare un filtro a monte sulla selezione degli artisti. Al contempo valuta anche il gestore del locale. Troppa rigidità è sintomo di una scarsa comprensione del mondo reale e delle diverse esigenze che ci possono essere. Se non è pronto a cogliere le occasioni che vi si presentano, forse è il caso di intavolare una conversazione per centrare il problema.

 

Ho provato a rendere i parametri del live spot negoziabili, ma sembra non essere abilitata questa funzionalità.

 

È cosi. Questa funzione è attiva solo nell’abbonamento Premium. È un valore aggiunto notevole per cogliere più opportunità, ma richiede più lavoro e quindi rappresenta una categoria di servizio a pagamento.

 

ASSIGN THE DATE

Ho ricevuto tre proposte per un live spot, ma dopo vari ragionamenti arrivo a decidere che nessuno fa al caso mio. Che posso fare?

 

È semplice: si può chiudere la valutazione con un «no assign». Non hai bisogno di fornire spiegazioni ma è molto importante farlo da un punto di vista del rispetto professionale. Una frase semplice ma sincera è sempre apprezzata. Il Live Spot verrà automaticamente riaperto per accettare nuove candidature fino al termine ultimo di validità, dopo di che verrà automaticamente chiuso e cancellato.

 

Ho assegnato un live spot ad un gruppo musicale, ma ho ricevuto un messaggio molto sgarbato da parte di un artista che non è stato selezionato. Come mi devo comportare?

 

Musplan è un servizio che si muove su valori semplici e chiari. Professionalità, trasparenza, correttezza, ma anche empatia e sensibilità. Ci può stare un momento di scoramento, è pur sempre comprensibile. Tuttavia non sono in alcun modo tollerate frasi di minaccia o di accusa o che sottintendono alcun tipo di scorrettezza. In ogni caso che travalica le buone norme di comportamento, il messaggio deve essere segnalato al team di Musplan che prenderà provvedimenti immediati, fino alla revoca definitiva dell’artista dal servizio.

 

Ho usato le vostre linee guida per dare oggettività ad una scelta, ma mi ritrovo solo a «giustificare» quello che pensavo sin dall’inizio.

 

È un ottimo segnale se ci pensi bene. Significa che tuo il livello di sensibilità artistico musicale ed organizzative è molto sviluppato. Le tue sensibilità hanno raggiunto un livello tale di maturità che si sono trasformate in pura intuizione. Continua così: andrà alla grande. Continua, però, anche con il prezioso esercizio di prendere decisioni basate sui fatti, anche se apparentemente sembra una perdita di tempo.

 

 

PROMOTE THE LIVE EVENT

 

Ho ottenuto un accordo per l’evento live con un buon musicista. Mi sento una grande responsabilità per il successo della serata: quanto mi devo impegnare perché vada al meglio?

 

Hai probabilmente già fatto i passaggi che creano le basi per il successo dell’evento. L’obiettivo di Musplan è quello di creare una cassa di risonanza che agevoli proprio la diffusione e la conoscenza degli eventi ai naturali interessati. Naturalmente nella fase di avvio del servizio servirà uno sforzo in più da parte di tutti promoter per creare la giusta cassa di risonanza. Al contempo, riteniamo che sia sufficiente effettuare una serie di azioni suggerite o che ritieni utili, ma di certo non sei addetto alle public relation per il locale e per gli eventi live. A questo proposito, pensiamo di creare un servizio aggiuntivo a pagamento in cui il gestore può richiedere anche questo tipo di aiuto.

 

Il gestore del locale ha le sue modalità per la promozione degli eventi live, che vuole mantenere. Come possiamo regolare possibili sovrapposizioni nella comunicazione?

 

La promozione su Musplan si basa essenzialmente sul website di Musplan e sulla nostra pagina Facebook. Di sicuro su questi canali abbiamo il diritto ed il dovere di fare le opportune comunicazioni. Devi concordare e concertare con il gestore un formato di comunicazione comune in modo che i vari messaggi al di la della modalità di diffusione e fruizione siano coerenti ed integri con gli obiettivi. E poi, di sicuro, aumentare la capacità dei canali non può che far incrementare l’audience dell’evento live.

 

Il gestore del locale è in fibrillazione per il prossimo concerto live. Mi chiede una continua attenzione, e fa richieste di pubblicare continui messaggi su vari siti e altre attività che non mi prendono molto tempo.

 

Sii chiaro sin dall’inizio. Musplan offre un servizio Basic, che è gratuito (fino a 5 concerti) ma che ha una serie ovvia di limitazioni sull’impegno che può fornire il promoter e su eventuali responsabilità da parte di Musplan circa il successo della serata. Introdurremo per questo servizi addizionali a pagamento per fornire più consulenza e supporto in queste fasi.